Product > Proces Het inkoopproces bij Overheidsinkopen wordt traditioneel ingedeeld in de volgende activiteiten: marktverkenning, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, ontvangen, betalen”. Deze activiteiten omvatten echter zowel het rechtmatigheids deel van de inkoop als de verplichtingen administratie. Voor een juist begrip van de applicatie Profisa en haar plaats in dit inkoopproces bij Nederlandse Overheden gaan wij uit van de volgende (vereenvoudigde) indeling:




Uit deze schematische weergave blijkt duidelijk dat het gereedschap Profisa zich bezig houdt met alle handelingen, die nodig zijn om te komen tot een order of contract. Daarom is Profisa een Inkoopapplicatie.

Pas als een order of contract bekend is kan worden begonnen met het Bestellen of Afroepen van de Goederen, Diensten of Werken en kan de Verplichtingen Administratie worden opgestart. Dergelijke systemen zijn Bestelapplicaties.

Het inkoopproces van Profisa.
Het inkoopproces van Profisa laat zich in drie hoofdprocessen onderverdelen: het voortraject, het hoofdtraject en het natraject.

Het voortraject legt de initiële behoefte vast van de aanvrager met daarbij een aantal essentiële gegevens en wordt afgesloten met een autorisatie van de betreffende budgethouder. Hierbij is voor de budgethouder de mogelijkheid aanwezig om aan de inkoper additionele informatie op te vragen ingeval grotere aanbestedingen.

Het hoofdtraject is de feitelijke inkoopfunctie. Hier gaat de, door de budgethouder aangewezen, inkoper op grond van de vastgestelde procedure aan de slag om uiteindelijk te komen tot een order of contract. Gedurende deze fase wordt de inkoper op alle fronten door Profisa ondersteund: met een checklist op basis van de met 12 volledig uitgewerkte procedures, met de uitgebreide toolbox, signaleringen en aanvullende teksten. Maar ook door het digitale inkoopdossier met bijlagen van bijbehorende documenten. Hierdoor is het ook mogelijk om webbased op een andere locatie aan de slag te gaan.

Het natraject bestaat uit het updaten van de databestanden van het Leveranciers Management Systeem en het Contract Beheer Systeem. Hier worden tevens de signaleringen aangebracht voor vervolgacties.