Product > Rode draad Allereerst loopt als rode draad door PROFISA het inkoopdossier. Vanaf de start door het invullen van een aanvraagformulier (of startformulier) worden alle handelingen binnen het systeem automatisch digitaal opgeslagen in dit dossier. Ook kunnen de inkopers hieraan documenten toevoegen, zoals verzonden en ontvangen correspondentie, ontvangen offertes, evaluatieformulieren etc. Op deze wijze wordt het inkoopdossier een werkdocument voor de betreffende aankoop en een naslagdocument na gunning van de order. PROFISA is dus ook een duurzaam product met behulp waarvan veel papieren naslagwerk kan worden voorkomen.

Daarnaast loopt als rode draad door PROFISA de CPV-code (Common Procurement Vocabulary).  Deze uniforme productcode is door de Europese commissie in Brussel speciaal ontwikkeld voor iedere lidstaat. Al bij het invullen van het aanvraagformulier staan twee slimme zoekmachine ter beschikking die binnen enkele seconden de CPV-code bij het betreffende product (of CPV-codes bij meerdere producten) vinden. Deze CPV-code loopt gedurende het hele proces mee en koppelt daarmee diverse onontbeerlijke gegevens aan elkaar.